ITの仕組みを利用して仕事の効率化を図る

営業の仕事をするとき、よく経験と勘が必要と言われます。ですから、ベテラン社員と新人社員ではできる仕事が違うとされます。ベテラン社員は経験が豊富ですし、過去に勘を働かせているので適切な仕事がしやすいでしょう。新人社員は経験がなく、勘もあてになりません。ただ、会社としては新人にもベテラン同様の仕事をしてほしいです。そこで効率的に仕事をしてもらうためにITの仕組みの導入を検討します。行動管理をIT機器で行えば、これまで経験と勘で行っていた仕事を新人でもできるようになります。上司の指示を仰ぐときも、スマートフォンにインストールした支援アプリを使えば、リアルタイムに受けられます。営業担当者の教育の手間を省けます。

社内の申請業務を紙からネットワークに変更

社内で申請を行うとき、決まった書面などを用意してそれを上司などに提出して申請するかもしれません。上司が一人ならまだいいですが、上司の上に上司がいれば承認が複数必要になります。その分時間がかかり、承認が得られるまで仕事をストップしなければいけませんでした。紙で行う申請業務をネットワークで行えば、瞬時に承認が行えるかもしれません。パソコンやスマートフォンからアクセスできるようにしておけば、社内にいても外出先からも承認ができます。上司が出張で長く社内に戻らないときも、申請書が放置されずにすぐに承認結果が得られます。申請書類の保存や過去の申請のチェックなども、データ化すれば検索などがしやすくなって効率化につながります。

ワークフローとは、業務上上位の職制の審査や承認が必要なドキュメントなどを、オンラインで処理するシステムのことで、上司が不在でもモバイル環境でも使用でき、代理承認などの機能も備えたものです。